0034 - Textdatei öffnen

0034 - Textdatei öffnen

1.) Analyse der Textdatei

Die Beispieldatei testdatei.txt enthält Ticketdatensätze, die zeilenweise angeordnet sind.
In der ersten Zeile befinden sich die Spaltenüberschriften: BUCH_DAT, TRANSAKT_ART, KUNDEN_NR, DEB_NAME, BRUTTO_HW, DOKUMENT_NR, REISENDER, KST, TAXES_SUMME_HW, SMWST_HW, PROV_SATZ, SEGM_START, SEGM_ZIEL, SEGM_CARR, SEGM_CLASS, SEGM_DAT, SEGM_START_ORT LANG und SEGM_ZIEL_ORT LANG.
Zwischen den einzelnen Spalten befindet sich das Zeichen Tilde "~", was hier als Spaltentrenner dient.


       

2. 1.) Textdatei importieren über das Excel-Menü


Hierzu müssen Sie als erstes Excel Öffnen. Zum Öffnen der Datei aus Excel heraus, betrachten wir 2 Möglichkeiten:

   1.) In der Standard-Symbolleiste befindet sich die Schaltfläche Öffnen diese wird angeklickt:

       


   2.) Oder bei der Menüleiste das aufklappbare Menü Datei anklicken und dort den Menüpunkt Öffnen betätigen:

       


Es erscheint eine Öffnen -Auswahlmaske, dort wird der Pfad gewählt, unter dem die Textdatei testdatei.txt gespeichert ist.

      


Ist die Datei in dem Ordner nicht sichtbar, dann ist der Dateityp bspw. auf Alle Microsoft Office Excel-Dateien eingestellt. Der Dateityp muss zum Öffnen der testdatei.txt auf Textdateien (*.csv,*.txt) umgestellt werden:

       


Die nun sichtbare testdatei.txt wird mit einem Doppelklick geöffnet:

           



2. 2.) Textdatei importieren über das direkte Öffnen der Datei aus dem Ordner heraus


Hierzu wird in den Ordner gewechselt, in dem sich die Datei testdatei.txt befindet.
Diese Textdatei wird mit der rechten Maustaste angeklickt. Es erscheint ein Menüfeld mit verschiedenen Optionen, wo der Menüpunkt Öffnen ausgewählt wird und es erscheint ein neues Menüfeld, mit verschiedenen Programmen.
   1.) Ist hier schon Microsoft Office Excel vorhanden dieses einfach anklicken.
   2.) Ist Microsoft Office Excel noch nicht sichtbar, dann den Punkt Programm auswählen…
auswählen und Excel aussuchen  
      oder über Durchsuchen zu dem Ordner von Excel wechseln und auswählen.

    

 
In Excel sieht die Datei dann wie folgt aus:

     


Die Datei ist jetzt zeilenweise in Excel importiert, aber nicht auf die Spalten aufgeteilt.

Dafür gibt es in der Excel Menüleiste DatenText in Spalten.

      


Tipp: Ist beim auswählen auf der Menüleiste Daten kein Text in Spalten sichtbar, dann die beiden Pfeile nach unten anklicken. Dadurch werden auch die ausgeblendeten Optionen sichtbar.

Als erstes muss die erste komplette Zeile A markiert werden, indem das A auf dem Arbeitsmappenfenster angeklickt wird. Und danach Text in Spalten auswählen.

    


Tipp: Es kommt auf die Einstellung von Excel an, da es auch sein kann, dass auf dem oberen Arbeitmappenfester anstatt Spalte A eine 1 steht:

    



3.) Textkonvertierungs-Assistent, der aus 3 Schritten besteht:



Schritt 1 Einstellungen:
 
   1.) Getrennt : diese Option ist für Dateien, die einen Feldtrenner besitzen, in unserem Fall ist das Zeichen Tilde „~“
   2.) Feste Breite : die Option feste Breite ist für Dateien, die keinen Feldtrenner enthalten, hier kann für jede Spalte eine Breite
                                  festgelegt werden
   3.) Import beginnen in Zeile : Hier tragen Sie die Zeilennummer ein, ab der der Import beginnen soll
   4.) Dateiursprung : Hier wählen Sie MS-DOS (PC-8), dies ist ein Standardzeichensatz, der auch die deutschen Umlaute enthält

Danach den Button
WEITER> betätigen und bei Schritt 2 folgende Auswahl treffen:

    


   1.) Aufeinanderfolgende Trennzeichen als ein Zeichen behandeln : sind doppelte Trennzeichen hintereinander vorhanden,
                                                                                                                              wird dies als einer betrachtet.
   2.) Trennzeichen : die gängigsten Trennzeichen sind hier schon hinterlegt wie Tabstopp, Semikolon, Komma oder Leerezeichen.
                                     Da unser Feldtrenner kein häufig genutzter ist, wird ein Haken bei Andere gesetzt und in das freie Feld dahinter
                                     die Tilde „~“ eingeschrieben.
                                    Diese erhalten Sie durch das gleichzeitige drücken der Tasten AltGr und der Taste *+~
:
                                          

   3.) Texterkennungszeichen : das sind Zeichen meist " (Anführungszeichen), die einen Text definieren und diese sind dann bei
                                                        Excel nicht mehr sichtbar. Da wir aber in unserer Textdatei keine Texterkennungszeichen haben,
                                                        wird {Kein} eingestellt.
   4.) Datenvorschau : das ist eine sehr nützliche Vorschau, denn hier können Sie schon erkennen, ob die Spalten der Tabelle richtig
                                      getrennt werden.
         Jetzt ist keine Tilde "~" mehr sichtbar, sondern es ist schon ein Tabelle mit verschiedenen Spalten sichtbar.


Wieder den Button
WEITER> betätigen und bei Schritt 3 auswählen:




   1.) Datenvorschau : hier können Sie die einzelnen Spalten markieren und Spalten schon vorab einem Datenformat zugewiesen
                                       werden.


         Beispiel die Spalte DOKUMENT_NR wird als Text definiert, Excel würde hier automatisch als Standard das Zahlenformat
                         wählen.
                         Da die DOKUMENT_NR zu lang sind würde automatisch das Exponentialformat eingestellt werden:


                        


   2.) Datenformat der Spalten : es gibt hier die 4 Möglichkeiten wie in Excel eine Spalte formatiert werden kann:

      1. Standard : Excel erkennt automatisch den Wert als Zahl , Text oder Datum
      2. Text : Hier kann der Benutzer eine Spalte als Text definieren
      3. Datum : Ist in der Textdatei ein Datum enthalten, was eine Reihenfolge von Jahr. Monat.Tag hat, kann die Spalte hier mit JMT 
                        (T=Tag / M=Monat und J=Jahr) angegeben werden und Excel kann das Datum richtig erkennen.
      4. Spalten nicht importieren (überspringen) : hier kann eingestellt werden, dass nicht alle Spalten aus der Testdatei importiert
                                                                                        werden


   3.) Button Weitere… : hier können Zahlen formatiert werden:




      Liegt ein anderes Zahlenformat vor z.B. ein englisches Format (1,000.00), können hier die Dezimaltrennzeichen und 1000er-
      Trennzeichen auf ein deutsches Zahlenformat umgestellt werden.

   4.) Button Abbrechen → der komplette Import wird abgebrochen und alle bisherigen Einstellungen verfallen

   5.) Button <Zurück → Einstellungen aus Schritt 1 und 2 können noch einmal geändert werden

   6.)Button Fertigstellen → die zu importierende Textdatei wird in Excel geöffnet und sieht folgendermaßen aus:
         
                       




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